अॅडव्हान्स एक्सेल : भाग दुसरा ( Consolidate )

पहिल्या भागात आपण सेलच्या कॅटेगरी पहिल्या. आज आपल्याला जी गोष्ट पहायची आहे ती सगळ्यांनाच उपयोगी पडू शकते. अकौंटंट असो, छोटा व्यावसायिक असो वा गृहिणी असो, याचा वापर ते त्यांच्या दैनंदिन जीवनात नक्कीच करू शकतात. बरे ही गोष्ट इतकी सोपी आहे की ज्याला एक्सेल मध्ये फक्त डाटा भरता येतो तो सुद्धा याचा वापर प्रभावीपणे करू शकतो. कोणती ही गोष्ट? ही आहे एक्सेल मधील Consolidate सुविधा. एक्सेल २००७ मध्ये ही सुविधा आपल्याला Data Tab मध्ये सापडते. Data Tools या कॅटेगरीमध्ये Data Validation च्या शेजारी आपल्याला Consolidate चा आयकॉन दिसतो. सर्वात आधी ही काय भानगड आहे हे पाहू.

Consolidate म्हणजे आपल्याकडील विखुरलेली माहिती एका ठिकाणी गोळा करणे इतकेच. बरे या गोष्टी आपण एरवी करत नाही असे नाही. पण ते करताना आपण एक्सेलचा वापर सहसा करत नाही. उदा. काही लोकं आपला रोजचा जमाखर्च एका डायरीत लिहून ठेवत असतात. कोणत्या तारखेला किती पैसे मिळाले आणि त्यातील किती खर्च झाले हे बरेच जण करतात. छोटे व्यावसायिक तर करतातच करतात. रोज फक्त हा हिशोब डायरीत मांडला जातो आणि महिन्याच्या शेवटी कोणता खर्च किती झाला याचे तपशील काढले जाते. बरोबर ना? पण हे तपशील काढताना किती वेळ जातो? जर रोजची उलाढाल जास्त असेल तर महिन्याच्या शेवटी किमान एक दीड तास तर लागतोच लागतो. परत त्यातही होणाऱ्या मानवी चुका. कधी त्या लक्षात येतात तर कधी येतही नाहीत. आणि समजा त्यावर आपण आपले नियोजन करणार असलो तर तेही चुकणारच. हीच गोष्ट जर आपल्याला काही मिनिटात आणि तीही बिनचूक करता आली तर? आहे ना उपयोगी? हेच काम एक्सेल मधील Consolidate ही सुविधा आपल्यासाठी करत असते... अगदी काही मिनिटात.

आता आपण वेगवेगळ्या व्यक्तींना ही सुविधा कशी फायदेशीर ठरू शकते हे पाहणार आहोत. तसेच ती कशी वापरायची हे देखील आकृतीच्या सहाय्याने पाहणार आहोत. सुरुवात करू गृहिणींपासून.

बऱ्याच परिवारात रोजचा जमाखर्च घरातील होम मिनिस्टर पहात असतात. नोकरी करत असल्या तरी आणि नसल्या तरी. परिवारातील प्रधान सेवक आपला बाहेर जाऊन पैसा घेऊन येतो आणि होम मिनिस्टरच्या हातावर ठेवून मोकळा होतो. त्यानंतर मग तो कसा खर्च करायचा हे सर्वस्वी होम मिनिस्टर ठरवतात. थोडक्यात परिवाराचे बजेट ठरवण्याचे महत्वाचे काम त्यांना करावे लागते. मागील महिन्यात कोणता खर्च किती झाला याची साधारण माहिती असेल तर त्यावर आधारलेले बजेट यशस्वी ठरते आणि तीच माहिती व्यवस्थित नसेल तर बनवलेले बजेट कोसळते. इथेच एक्सेल मधील Consolidate सुविधा उपयोगी ठरते.

खालील फोटोत ही सुविधा कशी वापरावी हे दाखविले गेले आहे. यात आपल्याला एक टेबल दिसते ज्यात तीन कॉलम आहेत. पहिल्यात दिनांक, दुसऱ्यात तपशील आणि तिसऱ्यात रक्कम भरली गेली आहे. या टेबल मध्ये तारखेनुसार झालेल्या खर्चाचा हिशोब लिहिला गेला आहे. पण यातील कित्येक खर्च हे दोन तीन दिवसाआड रिपीट होत आहेत. उदा. पेट्रोल किंवा भाजीपाला यांचा खर्च इ. Consolidate करताना आपल्या कर्सरचा Address आहे F10. या ठिकाणी आपल्याला Petrol Expenses असे शब्द दिसत आहेत. पण हे सगळे आपले काम पूर्ण झाल्यावर येते. ते कसे दिसेल याची माहिती व्हावी म्हणून तिथे रिझल्ट दाखवण्यात आला आहे. Consolidate सुविधा वापरताना आपला कर्सर हा ज्या ठिकाणी आपल्याला रिझल्ट दाखवायचा आहे तिथे सेट करावा लागतो. रिबन वरील Consolidate या icon वर क्लिक केल्यानंतर Consolidate window ओपन होते. यात सर्वात वर Function म्हटले गेले आहे. जिथे सध्या Sum हा शब्द दिसतो. याचा अर्थ माहितीचे एकत्रीकरण केल्यानंतर जो खर्च एकापेक्षा जास्त वेळेस लिस्टमध्ये आला असेल त्याच्या किमतीची बेरीज करण्यात येते. त्याखाली Reference चा बॉक्स दिसेल. इथे मी टेबलमधील फक्त दोन कॉलमचा रेफरन्स देतो आहे. Details आणि Amount हे ते दोन कॉलम. ( 'Consolidate 1'!$C$9:$D$29) शेजारील रेफरन्स मधील 'Consolidate 1' हा शब्द त्या एक्सेल शीटचे नाव आहे ( तुमच्या इथे ते नाव Sheet1 असू शकेल ) आणि त्यापुढील !$C$9:$D$29 ही सिलेक्ट केलेली रेंज आहे. त्यानंतर Add च्या बटणावर क्लिक करून ती रेंज All References या लिस्टमध्ये add करण्यात आली आहे. त्याखाली Use labels in असे लिहिलेले असून त्याखाली दोन चेकबॉक्स देण्यात आले आहेत. त्यातील एक म्हणजे Top row आणि दुसरा Left column असे. त्यातील दुसऱ्या म्हणजे Left column या चेकबॉक्सला चेक करण्यात आले आहे. आणि त्यानंतर ओकेच्या बटणावर क्लिक केल्यानंतर दिलेल्या रेंज मधील माहितीचे एकत्रीकरण केले जाते.

consolidate रिझल्ट शीटमध्ये पेट्रोलचा खर्च ६००/- रुपये दाखवण्यात आला आहे. ( १२०/- (०१ मे) + १२०/- (०४ मे) + १२०/- (०८ मे) + १२०/- (१० मे) + १२०/- (१४ मे) = ६००/- )

पहा... आहे ना सोपे आणि उपयुक्त? या पद्धतीने अकौंटंट किंवा छोटे व्यावसायिक आपल्या व्यवसायाचा डेली हिशोब नक्कीच ठेवू शकतात. यातील अजून काही गोष्टी मात्र आपण पुढील भागात पाहणार आहोत.