अॅडव्हान्स एक्सेल : भाग तिसरा ( Consolidate 2 )

 

आज आपल्याला consolidate याच सुविधेतील अजून काही गोष्टी पहायच्या आहेत. मागील भागात याचा वापर दैनंदिन जमाखर्च ठेवताना कसा होऊ शकतो हे पाहिले, या भागात मार्केटिंगच्या दृष्टीकोनातून काढण्यात येणारे रिपोर्ट कसे बनवावेत हे पाहणार आहोत. सोबतच्या चित्रातून आपल्याला या गोष्टी समजून घेता येतील. टेबल १.१ मध्ये तारखेनुसार कोणत्या सेल्समनने कोणत्या प्रोडक्टची किती विक्री केली याची माहिती नोंदवण्यात आली आहे. पण ही माहिती एकत्रित नाहीये. तारखेनुसार रेकॉर्ड असल्यामुळे सगळी माहिती विखुरलेली आहे. या टेबल मध्ये खूप कमी ओळी असल्यामुळे त्याचे एकत्रिकरण करणे त्या मानाने खूप सोपे आहे पण समजा जर याच ओळी शेकड्यांमध्ये असतील तर? मग मात्र त्याचे एकत्रिकरण त्रासदायक ठरू शकते. कारण आधी फक्त एकच गोष्ट पाहिली जात होती. ती म्हणजे खर्चाचा तपशील. पण इथे सेल्समन सुद्धा अनेक आहेत आणि त्यांनी विकलेले प्रोडक्ट्स देखील अनेक आहेत. बरे या सगळ्या गोष्टी विखुरलेल्या आहेत. अशा वेळेस एक्सेल मधील consolidate ही सुविधा खूप उपयोगी ठरते. सोबतच्या चित्रातही जी consolidate window आहे त्यात सगळी माहिती आधीप्रमाणेच आहे. अर्थात पहिल्या वेळेस रेंज घेताना फक्त दोन कॉलम घेतले गेले होते पण कॉलमचे नाव मात्र वगळण्यात आले होते. इथे मात्र रेंज घेताना एकूण चार कॉलम घेण्यात आलेले आहेत आणि ते सुद्धा त्या कॉलमच्या नावासह. ( 'Consolidate 2'!$B$2:$E$24 ) तसेच यात अजून एक गोष्ट जी वेगळी आहे ती म्हणजे Use labels in मधील Top Row हा चेकबॉक्सही चेक केला गेला आहे. ज्यावेळेस आपण याप्रमाणे माहिती consolidate च्या window मध्ये भरून ओकेच्या बटन वर क्लिक करू आपल्याला त्याचा रिझल्ट टेबल १.२ या प्रमाणे दाखवण्यात येईल. या टेबल मध्ये ( टेबल १.२ ) आपल्याला आपल्याकडे काम करीत असलेले सेल्समन ओळीनुसार दिसत आहेत तसेच त्यांच्यापुढे आपल्याकडील प्रोडक्ट्स कॉलमनुसार दिसत आहेत. आणि इतर सेल मध्ये आपल्याला कोणत्या सेल्समनने कोणत्या प्रोडक्टची किती विक्री केली हे दाखवले जात आहे. याचा वापर आपल्याला सेल्समनचा Performance Analysis करण्यासाठीही करता येवू शकतो.

आता या अनुषंगाने अजून काही गोष्टी. जर तुम्ही ज्या एक्सेल शीट वरून माहिती घेत आहात तिथेच ती consolidate करत असाल तर त्यात एक प्रॉब्लेम आहे. म्हणजे consolidate window मधील Use labels in भागातील तिसरा चेकबॉक्स ( Create Link To Source Data ) तुम्हाला चेक करता येणार नाही. तो चेक केल्यास एक्सेल तुम्हाला ( Cannot create links to consolidation sheet ) एरर मेसेज देते. याचे कारण म्हणजे तुम्ही ज्या ठिकाणावरून माहिती गोळा करीत आहात त्याच ठिकाणची लिंक एक्सेल घेत नाही. याचा एक तोटा असा की जर ओरिजिनल माहितीमध्ये तुम्ही काही बदल केल्यास त्याचा कोणताही परिणाम रिझल्टच्या टेबलमध्ये तुम्हाला दिसून येणार नाही. असा परिणाम होण्यासाठी तुम्हाला परत एकदा consolidate प्रोसिजर फॉलो करावी लागेल. उदा. टेबल १.२ हे रिझल्ट टेबल बनवताना consolidate सुविधेने टेबल १.१ मधून माहिती घेतलेली आहे. उदा. सेल्समन अभिषेक याने प्रोडक्ट एक याची विक्री एकूण ६ वेळेस केलेली आहे. ( ५०+५०+४५+४८+४५+५६=२९४) समजा आता जर आपण टेबल १.१ च्या अभिषेक समोरील प्रोडक्ट १ मधील माहिती ५० ऐवजी ६० केली तरीही टेबल १.२ मधील अभिषेकने प्रोडक्ट १ ची केलेली एकूण विक्री ही पहिल्या इतकीच म्हणजे २९४ इतकीच दाखवली जाईल जी बदल केल्यानंतर ३०४ इतकी होणे अपेक्षित आहे. आता यात फक्त थोडाबदल केला आणि ओरीजनल माहिती वेगळ्या एक्सेल शीट वरून घेतली आणि रिझल्ट वेगळ्या शीट वर घेतला तर मात्र consolidate window मधील Create Link To Source Data हा चेकबॉक्स आपण चेक करू शकतो. त्याने फायदा असा होतो की जे काही रिझल्ट टेबल असेल त्याच्या प्रत्येक सेलमध्ये एक्सेल फार्मुलाचा वापर करते. अशा वेळेस जर आपण ओरीजनल माहितीत काहीही बदल केला तर त्याचा परिणाम तत्काळ रिझल्ट टेबलमध्ये आपल्याला दिसून येतो. म्हणजेच जर अशा वेळी सेल्समन अभिषेकने केलेली प्रोडक्ट १ ची विक्री आपण ५० ऐवजी ६० केली तर रिझल्ट शीट मध्ये आपल्याला सेल्समन अभिषेकची प्रोडक्ट १ ची एकूण विक्री ही आपल्याला लगेचच ३०४ अशी बदललेली दिसेल.

माहितीचे एकत्रिकरण करताना आपल्याला ही माहिती एकापेक्षा जास्त एल्सेल शीट मधूनही घेता येते. त्यासाठीआपल्याला रेफरन्स बॉक्स मध्ये माहितीची रेंज दिल्यानंतर Add बटनवर क्लिक करावे लागते जेणेकरून ती रेंज All References या लिस्टमध्ये add केलीजाते. समजा जर आपल्याला एक्सेलच्या दुसऱ्या फाईल मधून एखादी रेंज घ्यायची असेल तर त्यासाठी Browse या बटणावर क्लिक करा. आपल्या समोर ब्राउज विंडो उघडेल ज्यात आपल्याला एक दुसरी एखादी एक्सेल फाईल उघडता येईल आणि त्यातून माहिती घेता येवू शकेल. थोडक्यात consolidate ही सुविधा आपल्याला अनेक ठिकाणी उपयोगी पडू शकते.