मध्यंतरी माझ्या एका मित्राला विचारले... काय रे, तुझ्या व्यवसायासाठी एक्सेल इतके उपयोगी असतानाही तू त्यापासून लांब का पळतोस? आणि त्यावर त्याचे उत्तर होते... ‘यार... खरं सांगू का... त्यातील ते फॉर्म्युले डोक्याचा भुगा करतात. ते Columnचे नाव लक्षात ठेवा, Rowचा नंबर लक्षात ठेवा. आणि परत ते कॉपी पेस्ट करायचे तर मध्येच ते नावं आणि नंबर बदलून जातात. बेरीज वजाबाकी पर्यंत ठीक आहे. पण ते लांबलचक फॉर्म्युले डोकं पिकवतात.’
एका दृष्टीने त्याचे नक्कीच बरोबर आहे. मला त्याची माहिती आहे म्हणून मला ते अवघड वाटत नाही. पण ज्यांना त्याची सवय नाही त्यांना ते किचकट वाटतच असणार. पण म्हणून काय पारंपारिक पद्धत वापरत बसायचे? बिलकुल नाही. क्लिष्ट फॉर्म्युले आपण सोपे करून घ्यायचे. कसे? जास्त काही नाही त्या रेंजला किंवा सेलला योग्य असे नाव देऊन.
आपण उदाहरणच पाहू... समजा तुम्ही एक्सेलच्या एका Sheet वर माहिती साठवीत आहात, आणि दुसर्या Sheet वर त्याचे विश्लेषण करीत आहात. Consilidate च्या भागात आपण हे पाहिले होते. त्यावेळेस आपण रेंज कशी दिली होती? ‘Consolidate2!$B$2:$E$24’ – अशीच ना? यात Consolidate2 हे Sheet चे नाव होते, $B$2:$E$24 ही रेंज होती. आणि “!” ( Exclamation mark ) या चिन्हाने आपण त्यातील वेगळेपण दाखवले होते. बरे प्रत्येक Column Name आणि Row Number च्या आधी $ ( dollar sign ) लावण्यात आले आहे. ते पाहिले की टेंशन येते. ( हे मी माझ्या अनुभवावरून सांगतो आहे. ) समजा त्या ऐवजी आपण त्या रेंजला नाव दिले तर आपले काम अगदी सोपे होईल. समजा आपण त्या रेंजला “Expenses” हे नाव दिल्यानंतर ज्या ठिकाणी ‘Consolidate2!$B$2:$E$24’ अशी रेंज दिली आहे तिथे ‘Expenses’ लिहायचे आहे. आणि आपल्याला तोच रिझल्ट मिळेल जो पहिल्या वेळी मिळाला होता. आहे की नाही सोपे? आणि आपण याला कॉपी पेस्ट करताना Column Name तसेच Row Number बदलण्याचीही काळजी करण्याचे कारण राहणार नाही.
एका दृष्टीने त्याचे नक्कीच बरोबर आहे. मला त्याची माहिती आहे म्हणून मला ते अवघड वाटत नाही. पण ज्यांना त्याची सवय नाही त्यांना ते किचकट वाटतच असणार. पण म्हणून काय पारंपारिक पद्धत वापरत बसायचे? बिलकुल नाही. क्लिष्ट फॉर्म्युले आपण सोपे करून घ्यायचे. कसे? जास्त काही नाही त्या रेंजला किंवा सेलला योग्य असे नाव देऊन.
आपण उदाहरणच पाहू... समजा तुम्ही एक्सेलच्या एका Sheet वर माहिती साठवीत आहात, आणि दुसर्या Sheet वर त्याचे विश्लेषण करीत आहात. Consilidate च्या भागात आपण हे पाहिले होते. त्यावेळेस आपण रेंज कशी दिली होती? ‘Consolidate2!$B$2:$E$24’ – अशीच ना? यात Consolidate2 हे Sheet चे नाव होते, $B$2:$E$24 ही रेंज होती. आणि “!” ( Exclamation mark ) या चिन्हाने आपण त्यातील वेगळेपण दाखवले होते. बरे प्रत्येक Column Name आणि Row Number च्या आधी $ ( dollar sign ) लावण्यात आले आहे. ते पाहिले की टेंशन येते. ( हे मी माझ्या अनुभवावरून सांगतो आहे. ) समजा त्या ऐवजी आपण त्या रेंजला नाव दिले तर आपले काम अगदी सोपे होईल. समजा आपण त्या रेंजला “Expenses” हे नाव दिल्यानंतर ज्या ठिकाणी ‘Consolidate2!$B$2:$E$24’ अशी रेंज दिली आहे तिथे ‘Expenses’ लिहायचे आहे. आणि आपल्याला तोच रिझल्ट मिळेल जो पहिल्या वेळी मिळाला होता. आहे की नाही सोपे? आणि आपण याला कॉपी पेस्ट करताना Column Name तसेच Row Number बदलण्याचीही काळजी करण्याचे कारण राहणार नाही.
 |
| Picture 1.1 |
Name Define करणे खूपच सोपे आहे. ज्या सेल किंवा रेंजला आपल्याला नाव द्यायचे आहे. ते सिलेक्ट करायचे. त्यानंतर नेम बॉक्स ( Address Box ) मध्ये त्याचा Address आपल्याला दिसू लागले. त्यावर क्लिक करून आपल्याला हवे ते नाव आपण देऊ शकतो. आहे की नाही सोप्पे.
सोबतच्या चित्रात आपल्याला नाव कुठे द्यायचे आहे ते दिसू शकेल.
दुसऱ्या चित्रात Name Define करण्याची दुसरी पद्धतही दिलेली आहे. यात आपण त्याची व्याप्ती ( Scope ) देखील देऊ शकतो.
दुसऱ्या चित्रात Name Define करण्याची दुसरी पद्धतही दिलेली आहे. यात आपण त्याची व्याप्ती ( Scope ) देखील देऊ शकतो.
 |
| Picture 1.2 |
एक्सेलमधील Formulas Tab वर क्लिक केल्यानंतर आपल्याला Define Names नावाचा एक विभाग दिसू लागेल. त्यात डाव्या बाजूला Name Manager चा icon असेल. आणि उजव्या बाजूला Define Name चा पर्याय दिसेल. त्यावर क्लिक केल्यानंतर दुसऱ्या चित्रात दाखविलेला Box दिसेल. यात तुम्ही Name च्या जागी नाव द्यायचे आहे. त्याखाली Scope असेल. जिथे workbook असे लिहिलेले असेल. याचा अर्थ संपूर्ण वर्कबुक मध्ये तुम्ही ती रेंज किंवा तो सेल त्याच नावाने वापरू शकाल. ( संपूर्ण वर्कबुक म्हणजे ती एक्सेल फाईल. त्यामध्ये जितके sheet असतील त्या सगळ्या sheet मध्ये तुम्ही ही रेंज वापरू शकता. ) तुम्ही हा scope एखाद्या sheet पुरताही मर्यादित करू शकता. त्या sheet चे नाव select करून. Comment मध्ये तुम्ही या बद्दलची अतिरिक्त माहिती देऊ शकता. याचा उपयोग तुम्हाला Name Manager च्या window मध्ये होऊ शकेल. जर एकापेक्षा जास्त नावे तुम्ही तयार केलेली असतील तर Name Manager च्या विंडोत तुम्हाला नाव, त्याचा Address ( रेंज ), त्याची व्याप्ती ( scope ) आणि Comment दिसेल. ज्यामुळे समजा एखादे नाव व्यवस्थित दिले गेले नसेल तर कमेंटमध्ये तुम्हाला त्याबद्दलची अतिरिक्त माहिती मिळू शकेल. आणि सगळ्यात शेवटी Refers to : या भागात तुम्ही निवडलेल्या सेलचा Address किंवा selected range Sheet च्या नावासहित तुम्हाला दिसू शकेल. त्या box मध्ये तुमचा कर्सर ठेवून तुम्ही दुसरी एखादी रेंज देखील select करू शकता.
आता रेंजला किंवा सेलला नाव देताना काही गोष्टी लक्षात ठेवायच्या आहेत.
आता रेंजला किंवा सेलला नाव देताना काही गोष्टी लक्षात ठेवायच्या आहेत.
१. नाव जस्तीत जास्त २५६ अक्षरांपर्यंत मोठे असावे.
२. नाव देताना त्यात space असू नये. म्हणजे ‘Monthly Sales’ असे नाव आपल्याला देता येणार नाही. कारण दोन शब्दात मोकळी जागा आली आहे. या ऐवजी आपण ‘MonthlySales’ किंवा ‘Monthly_Sales’ असे देऊ शकतो.
३. नाव हे कोणत्याही सेलचा address असू नये. म्हणजे आपल्याला ‘X365’ किंवा ‘XL16’ असे नाव देता येणार नाही. कारण हा cell address आहे.
४. नावाची सुरुवात अक्षरानेच करावी. ( A – Z )
५. सगळ्यात महत्वाचे. इथे दिलेली नावे Case sensitive नसतात. म्हणजेच इथे “Sales”, “sales”, “SALES” हे एकच समजले जाते. याचा वापर यापुढे खूप होणार आहे. खासकरून VLookup मध्ये जास्तच... त्यामुळे याची सवय करून घेणे कधीही चांगलेच.
No comments:
Post a Comment