अॅडव्हान्स एक्सेल : भाग चौथा ( Paste Special )

बेसिक एक्सेल ज्यांना येते त्यांना एक गोष्ट १००% माहित असते. CTRL+C हे key combination एक किंवा अनेक cell मधील मजकूर कॉपी करण्यासाठी वापरले जाते, आणि पेस्ट करताना CTRL+V हे key combination वापरले जाते. कित्ती सोपे ना? आता काही जण म्हणतील... ज्या गोष्टी माहित आहेत त्या परत का सांगत बसलाय हा माणूस? आहे... कारण आहेच. आपण इथे फक्त बेसिक एक्सेल शिकत नाही आहोत, आपल्याला शिकायचे आहे त्यापेक्षा थोडे जास्त. त्यामुळे आज आपण पाहणार आहोत Pest Special.

ही गोष्ट खरे तर जे लोक Data Analyst आहेत त्यांच्यासाठी जास्त गरजेची आहे. किंवा मग ज्यांच्याकडे रिपोर्ट्स बनविण्याचे काम असते त्यांनाही या गोष्टीची गरज पडतेच. पण त्यांच्या बरोबरच आपल्यालाही या गोष्टी माहिती झाल्या तर त्यात काय बिघडले? उलट त्याचा आपल्याला इतरांवर प्रभाव टाकण्यासाठी फायदाच होऊ शकेल. बरोबर ना? चला तर मग... इतरांवर प्रभाव टाकण्याची सुरुवात करू. 

ज्या वेळेस आपण कोणत्याही सेलला कॉपी करतो त्यावेळेस त्या सेलशी संबंधित सगळ्या गोष्टी कॉपी होत असतात.

Picture 01

उदा. सोबतच्या चित्रात B2 आणि C2 या सेलमध्ये अनुक्रमे 45 आणि 50 अशा संख्या आल्या आहेत. त्यानंतरच्या सेल मध्ये ( D2 ) मध्ये B2 आणि C2 ची बेरीज करणारा फोर्मुला देण्यात आला आहे. ( =B2+C2 ) त्यामुळे D2 मध्ये आपणास दोन 45 आणि 50 या संख्यांची बेरीज 95 ही संख्या दिसते आहे. ती संख्या लाल रंगात दिसत असून त्या सेलच्या सभोवती बोर्डरही देण्यात आली आहे. म्हणजेच ज्यावेळेस आपण D2 या सेलला कॉपी करू त्यावेळेस त्या सेल मधील फोर्मुला, संख्या, त्याचे Formatting अशा सगळ्याच गोष्टी कॉपी होतील. आणि जेंव्हा D3 या सेलवर जाऊन आपण त्याला पेस्ट करू त्यावेळेस तिथे आपणास लाल रंगात (0) ही संख्या दिसेल. का? कारण पेस्ट होताना इथे formatting बरोबरच त्यातील फोर्मुला पेस्ट झाला. पण त्यात थोडा बदल करून. 

Picture 02

दुसऱ्या चित्रात आपला कर्सर D3 या सेलवर आहे. आणि फोर्मुला बार मध्ये त्याचा फोर्मुला =B3+C3 असा दिसतो आहे. म्हणजेच फोर्मुलामधील कॉलमचे नाव तसेच असले तरी ओळीचा नंबर मात्र बदलला आहे. आणि B3 तसेच C3 या सेलमध्ये कोणतीची संख्या नसल्याने D3 सेलमध्ये आपणास झीरो (0) दिसत आहे.

पण ज्यावेळेस आपण एखादा रिपोर्ट बनवत असतो त्यावेळेस यातील फक्त काही गोष्टीच आपल्याला पेस्ट करायच्या असतात. उदा. एखाद्या वेळेस cell मध्ये फोर्मुला (=B2+C2) असला तरी आपल्याला फक्त त्यातील value च (95) गरजेची असते. ही गोष्ट शक्य होऊ शकते पेस्ट स्पेशल सुविधेने. 

Picture 3

Picture 3 चित्रात Right Click केल्यानंतर येणारी विंडो दिसते आहे. यात Paste Options मध्ये सहा आयकॉन दिसत आहेत. त्यातील पहिला आयकॉन आहे paste, दुसरा आहे value, तिसरा आहे formula, चौथा आहे Transpose, पाचवा Formatting आणि सहावा link. सामान्यतः या सहा प्रकारात आपल्या गरजा पूर्ण होऊ शकतात. पण समजा आपली गरज याहून जास्तीची असेल तर त्या आयकॉनच्या खाली Paste Special नावाचा जास्तीचा पर्याय देण्यात आला आहे. त्यावर आपला कर्सर गेल्यानंतर त्याच्या बाजूला असलेली विंडो दिसू लागते. यात अजून काही जास्तीच्या सुविधा देण्यात आल्या आहेत.

आता एकेक करून आधी पहिल्या सहा आयकॉन बद्दल पाहू.

१. Paste (P) : यावर क्लिक करून आपण कॉपी केलेल्या सगळ्याच गोष्टी सामान्यतः पेस्ट करत असतो.

२. Value (V) : यावर क्लिक केले तर आपण कॉपी केलेल्या सेल मधील फक्त value ( Result ) तेवढीच पेस्ट करतो.

३. Formula (F) : यावर क्लिक केल्याने कॉपी केलेल्या सेल मधील फोर्मुला फक्त पेस्ट होईल. त्या सेलचे formatting पेस्ट होणार नाही. 

Picture 4

४. Transpose (T) : यावर क्लिक केल्याने ओळीत विभागलेला मजकूर कॉलममध्ये पेस्ट केला जातो. चौथ्या चित्रात दाखविल्या प्रमाणे आधी चार महिन्यांची नावे A कॉलम मध्ये १ ते ४ ओळीत भरली गेली होती. त्यानंतर ती रेंज कॉपी केली. आणि C1 या सेलवर Right Click केल्यानंतर आपल्या समोर जे पेस्टचे पर्याय आले त्यातील चौथा पर्याय निवडल्यानंतर ती चारही महिन्यांची नावे अनुक्रमे C1, D1, E1 आणि F1 या सेलमध्ये पेस्ट केली गेली. 

५. Formatting (R) : यावर क्लिक केल्याने त्या सेलचा फक्त format पेस्ट होतो. त्यातील मजकूर मात्र पेस्ट होत नाही.

६. Paste Link (N) : यावर क्लिक केल्याने त्या सेलचा Address पेस्ट केला जातो.

Paste Special वर कर्सर नेल्यानंतर उजव्या बाजूला जे पर्याय दिसू लागतात त्यातील बरेच पर्याय आपणास वर दिसले आहेत. पण त्यातील दोन पर्याय असे आहेत जे एक्सेल २००७ व्हर्जन मध्ये आपल्याला आढळून येणार नाहीत.

७. Picture (U) : यावर क्लिक केल्यानंतर कॉपी केलेली माहिती picture format मध्ये paste होते.

८. Linked Picture (I) : यावर क्लिक केल्यानंतर कॉपी केलेली माहिती picture format मध्ये paste होते पण हे Live Picture असते. म्हणजे समजा आपण कॉपी केलेल्या सेल मध्ये काही बदल झाला तर पेस्ट केलेल्या picture मध्येही आपोआप बदल होतो.

आहे की नाही मजेदार गोष्ट? याप्रमाणे CTRL+ALT+V हे key combination वापरले तर तुमच्या समोर Paste Special Dialog Box दिसू लागेल. यातही अनेक वेगवेगळ्या सुविधा दिल्या गेल्या आहेत. त्यातील बाकी सुविधा आपल्याला सहसा उपयोगी पडतातच असे नाही. अर्थात नवीन गोष्टी शिकण्याच्या दृष्टीने त्या करून पाहिल्या तर चांगलेच आहे.