अॅडव्हान्स एक्सेल : भाग पाचवा ( Conditional Functions )

आजच्या भागात आपण एक्सेलमधील एक खूप सोपे पण खूप उपयोगी असे If Function पाहणार आहोत. धक्का बसला ना? कारण आपण एक्सेल शिकतो त्यावेळेस जवळपास प्रत्येकालाच हे फंक्शन कसे वापरायचे हे शिकवले जाते. आता मग मी त्यात आणखी काय नवीन सांगणार? आणि तेही अॅडव्हान्स एक्सेल या विभागात? पण नक्कीच काही जणांना आजचा भाग उपयुक्त ठरू शकेल.

आपण एरवी if function वापरतो ते फक्त एखादा प्रश्न कंडीशनल असेल तर. जसे एखाद्या विद्यार्थ्याला एखाद्या विषयात ३५ मार्क असतील तर तो पास आणि नसतील तर नापास... इतके सोपे. पण ज्यावेळेस आपण प्रत्यक्ष व्यवहारात याचा वापर करतो त्यावेळेस हे इतकेच सोपे असेल का? नक्कीच नाही. कारण विद्यार्थी पास की नापास हे फक्त एका विषयावर ठरत नाही. एकूण सहा सात विषय असतात. त्यातील सगळ्या विषयात तो पास झाला तर त्याला पास समजले जाते पण समजा त्यातील कोणत्याही एका जरी विषयात नापास झाला तरी तो नापास ठरतो. म्हणजेच इथे कंडीशन आहेत, पण एकापेक्षा जास्त. अशा वेळेस आपल्याला नुसते if function वापरून भागणार नाही. आणि इथेच सुरुवात होते अॅडव्हान्स एक्सेलची. या केस मध्ये रिझल्ट आपल्याला दोन वेगवेगळ्या प्रकारे काढता येवू शकतो. त्यातील पहिला प्रकार म्हणजे nested if ( नेस्टेड इफ ) आणि दुसरा प्रकार म्हणजे if च्या जोडीला वापरले जाणारे AND Function. सोप्या भाषेत सांगायचे तर एकाच फोर्मुल्यात एकापेक्षा जास्त इफ फंक्शन वापरणे म्हणजे नेस्टेड इफ. ज्यांना कोडींगची माहिती असते ते जास्तकरून याचा वापर करतात. कारण हे वापरताना आपली कन्सेप्ट क्लीअर असणे खूप गरजेचे असते. नाहीतर यात चुका होण्याचा जास्त संभव असतो. आणि त्यामुळेच आपण यातील दुसरा प्रकार आधी पाहणार आहोत.

आधी इफ फंक्शनचा syntax पाहू.

= if ( Condition, True Value, False Value )

यात बरोबरच्या चिन्हांनंतर आपल्याला if लिहिलेले दिसते. त्यानंतरचा कंस तीन भागात विभागलेला दिसतो. प्रत्येक भाग (,) कॉमा या चिन्हाने वेगळा केलेला असतो. पहिल्या भागात आपल्याला कंडीशन द्यायची असते. दुसऱ्या भागात कंडीशन पूर्ण झाल्यावर दाखवण्यात येणारा रिझल्ट आणि तिसऱ्या भागात कंडीशन पूर्ण न झाल्यास दाखवण्यात येणारा रिझल्ट द्यावा लागतो.

आता इफच्या बरोबरीने जे दुसरे फंक्शन पाहणार आहोत त्याबद्दल. AND Function syntax.

= AND(Logical1, Logical2,...)

या ठिकाणी बरोबरच्या चिन्हानंतर आपल्याला AND लिहिलेले दिसते. त्यानंतरच्या कंसात Logical1, Logical2, ... या गोष्टी दिसतात. यात लॉजिकल याचा अर्थ होतो कंडीशन. या फंक्शन मध्ये आपण कमीत कमी दोन आणि जास्तीत जास्त २५६ कंडीशन देऊ शकतो. जर यातील सगळ्या कंडीशन बरोबर असतील तर हे फंक्शन आपल्याला True रिझल्ट देते आणि जर यातील एक जरी कंडीशन चूक असेल तर हे फंक्शन आपल्याला False रिझल्ट देते.

या दोन्ही फंक्शनचा आपल्याला कसा वापर करता येतो हे आपल्याला सोबतच्या चित्रावरून चांगले समजू शकते. 

Table 1.1

टेबल १.१ मध्ये चार मुलांचे रिझल्ट दाखवण्यात आले आहेत. प्रत्येकाला तीन विषय दिले गेले आहेत. रिझल्ट लावताना मात्र जर तो विद्यार्थी तिन्ही विषयात पास असेल तरच पास समजला जाईल अन्यथा नापास समजला जाईल. पहिला विद्यार्थी तिन्ही विषयात पास आहे त्यामुळे त्याचा रिझल्ट पास आलेला आहे पण इतर बाकी तीन विद्यार्थी मात्र एकेका विषयात नापास असल्यामुळे नापास दाखवले गेले आहेत. आणि यासाठी खालील प्रमाणे फोर्मुला वापरण्यात आला आहे.

=IF(AND(C27>=35,D27>=35,E27>=35),"PASS","FAIL")

वरील फोर्मुलामध्ये IFच्या कंडीशन पार्ट मध्ये AND फंक्शनचा वापर केलेला दिसतो.

[ AND(C27>=35,D27>=35,E27>=35) ].
इथे AND फंक्शन मध्ये तीन कंडीशन दिल्या गेल्या आहेत. पहिली कंडीशन ‘C27>=35’ ही आहे. याचा अर्थ C27 या सेलमधील नंबर जर ३५ किंवा त्यापेक्षा मोठा असेल तर True असा रिझल्ट मिळावा आणि नसेल तर False असा रिझल्ट मिळावा. असेच पुढच्या दोन कंडीशनच्या बाबतीत सुद्धा आहे. आता AND या फंक्शन नुसार जर तिन्ही रिझल्ट True असतील तरच ते फंक्शन आपल्याला True असा रिझल्ट देईल. अन्यथा आपल्याला False असा रिझल्ट मिळेल. तसेच आपण दिलेल्या इफ फंक्शन मध्ये जर कंडीशन True असेल तर आपल्याला ते फंक्शन पास असा रिझल्ट देईल आणि नाहीतर फेल असा रिझल्ट मिळेल. म्हणजेच जर C27, D27 आणि E27 या तिन्ही सेल मधील नंबर ३५ पेक्षा मोठे असतील तरच आपल्याला “पास” असा रिझल्ट मिळेल आणि त्यापैकी कोणत्याही एका सेल मधील नंबर ३५ पेक्षा लहान असेल तर आपल्याला “फेल” असा रिझल्ट मिळेल. IF हे फंक्शन एक्सेल मध्ये सगळ्यात जास्त उपयोगी आणि वापरले जाणारे फंक्शन आहे त्यामुळे जर तुम्ही त्याचा प्रभावीपणे वापर करू शकलात तर तुमचे अनेक रिपोर्ट तुम्ही अगदी काही मिनिटात बनवू शकतात. त्यामुळे उफ न करता इफ शिकलात तर नक्कीच ते तुम्हाला खूप फायद्याचे ठरेल.