खरे तर मला खूप दिवसांपासून अशा प्रकारच्या पोस्ट टाकायला सुरुवात करावी असे वाटत होते पण काही ना काही कारणाने राहून जात होते. आजपासून मात्र जितके शक्य होईल तितके या उपक्रमास सुरुवात करत आहे. काही चुकल्यास सांभाळून घ्यावे आणि आपणही आपल्याकडे असलेल्या गोष्टी शेअर कराव्यात जेणेकरून सगळ्यांना त्याचा उपयोग होऊ शकेल.
काही वर्षांपूर्वी तुम्हाला MS Office येते हे Extra Qualification म्हणून गृहीत धरले जात होते पण नंतर काळ बदलत गेला. अनेक नवीन नवीन software येत गेले. संगणकाचे दैनंदिन कामकाजात असलेले योगदान वाढत गेले आणि Extra Qualification हे Minimum Qualification बनले. आता तर तुम्हाला MS Office येतेच असेच गृहीत धरले जाते. पण आपण किती वापरतो ते? त्या मानाने खूपच कमी. एक्सेलचा वापर माहिती साठवण्यासाठी. वर्डचा वापर कागदपत्रे ड्राफ्ट करण्यासाठी आणि आउटलुकचा वापर इमेल पाहण्यासाठी... बस... इतकेच... इतर टूल्सची आपल्याला गरजच पडत नाही. पण खरंच त्याची गरज नसते का? असते... पण आपल्याला त्याचा वापर कसा प्रभावीपणे करता येऊ शकतो हेच माहिती नसते. तेच आता या लेखमालेतून आपल्याला जाणून घ्यायचे आहे. सुरवात करणार आहे ती एक्सेल पासून. कारण फक्त एकच. हेच टूल्स सगळ्यात जास्त सगळीकडे वापरले जाते आणि वापरले जाऊ शकते.
आज आपण सगळ्यात सोपा टॉपिक पाहणार आहोत. खरे तर ज्यांना ज्यांना एक्सेल येते त्यांना या गोष्टी माहिती असणारच आहेत. पण काही वेळेस जी गोष्ट सगळ्यात सोपी वाटते तीच आपल्याला वेळेवर आठवत नाही. एक्सेलमध्ये जशी माहिती साठवता येते तसेच त्याचा वापर हा Quick Reports बनवण्यासाठी सुद्धा केला जातो. या रिपोर्ट मध्ये माहिती जशी आपण भरतो तशीच दिसणे गरजेचे असते आणि यासाठी गरजेची असते ती Cell Format Category.तीच आज आपण पाहणार आहोत.
Cell Format Category
Cell Format Category यालाच काहीजण डाटाबेसच्या भाषेत DataType असेही म्हणतात. सेलमध्ये भरला जाणारा डाटा कोणत्या प्रकारचा असेल ते Cell Format Category ठरवते. एक्सेल २००७ मध्ये आपल्याला एकूण १२ कॅटेगरी दिसतात. ज्यातील फक्त चार पाचच आपण दैनंदिन जीवनात जास्त करून वापरतो. ज्यावेळेस आपण नवीन एक्सेल शीट उघडतो त्यावेळेस त्यातील प्रत्येक सेलची कॅटेगरी ही General असते. म्हणजेच आपण जो डाटा त्यात भरू त्याला एक्सेल स्वतःच्या Format नुसार साठवते. फोटोमधील उदाहरणावरून हे जास्त स्पष्ट होऊ शकेल. ( टेबल १.१ ) पहा... मी डाटा भरताना पहिल्या ओळीतील सगळ्या सेल मध्ये एकच माहिती भरतो आहे... १११००० हा नंबर. पण सेलच्या कॅटेगरी नुसार तो मला वेगवेगळा दिसतो. नुसता दिसतच नाही तर तो वेगवेगळा असतो सुद्धा. General कॅटेगरी असताना तो फक्त एक नंबर म्हणून घेतला गेला. तेच Number कॅटेगरी असताना त्याच्या पुढे दोन डेसिमल जोडले गेले. कारण या कॅटेगरीच्या सब कॅटेगरीमध्ये जो Format आपण सिलेक्ट केला असेल त्याप्रमाणे आपल्याला तो नंबर दिसतो. Date ही कॅटेगरी असताना आपल्याला २७ नोव्हेंबर २००३ ही तारीख दिसते. कारण एक्सेलमध्ये प्रत्येक तारीख ही एक नंबर मात्र असते. त्यामुळेच दोन तारखेतील दिवस आपण मोजू शकतो. Accounting आणि Currency या कॅटेगरी असताना त्याचा फक्त display format बदलला गेला आहे. Text कॅटेगरी मध्ये हा नंबर जसा आहे तसा साठवला गेला आहे. पण जर आपण बारकाईने पाहिले तर त्या सेलच्या Top Left Position ला आपल्याला एक हिरव्या रंगाचा छोटा indicator दिसेल. हा indicator आपल्याला त्या सेलची कॅटेगरी Text असल्याचे सूचित करतो. तसेच त्यावर क्लिक केल्यास त्याबद्दलची इतर माहिती सुद्धा पुरवतो. Percentage कॅटेगरी असताना जो नंबर आपण देऊ त्याला तो % हे चिन्ह लावतो. इतकेच नाही तर त्याचा दुसरा अर्थ होतो, ती संख्या भागिले १००. ( टेबल १.२ ) बाकीच्या कॅटेगरी ह्या सहसा आपल्याला वापराव्या लागत नाहीत.
दुसऱ्या ओळीत मी ५/३ ही माहिती भरतो आहे पण परत इथेही काही ठिकाणी ती ३ मे अशी दिसते, काही ठिकाणी १.६७ अशी तर काही ठिकाणी १ २/३ दिसते. ज्या डाटाची सुरुवात अक्षराने होते तो मात्र कोणतीही कॅटेगरी असेल तरी सारखाच दिसेल. मग प्रश्न असा पडतो की आपल्याला प्रत्येक वेळेस त्या सेलची कॅटेगरी बदलायची का? उत्तर आहे हो... आणि नाही सुद्धा... म्हणजे कॅटेगरी बदलणे त्या मानाने खूप सोपे असते. एक्सेल रिबन मधील होम या tab वर आपल्याला ती लगेच सापडते. पण त्याला दुसरा सुद्धा एक मार्ग म्हणजे कोणत्याची डाटाच्या आधी जर ( ‘ ) ( single quotation mark ) दिले तर सेल कॅटेगरी कोणतीही असो डाटा हा टेक्स्ट स्वरूपाचा समजला जातो. उदा. टेबल १.१ मधील पाचवी आणि सहावी ओळ... पाचव्या ओळीत =45/0 असा फोर्मुला दिला आहे. Text ही कॅटेगरी सोडली तर इतर सगळ्या ठिकाणी #Div/0! ही एरर तुम्हाला दिसून येईल कारण =45/0 याला इतर सगळ्या कॅटेगरी फोर्मुला म्हणून स्विकारतात पण Text ही कॅटेगरी त्याला फक्त शब्दसमूह म्हणून स्विकारते. सहाव्या ओळीत मात्र प्रत्येक कॅटेगरीच्या सेल मध्ये ( ‘=45/0 ) फोर्मुलाच्या आधी single quotation mark दिले आहे त्यामुळे सगळीकडे त्याला फक्त शब्दसमूह म्हणूनच स्विकारले गेले आहे. सेल कॅटेगरी फक्त डाटावरच नाही तर आपण देत असलेल्या फोर्मुलावर सुद्धा इफेक्ट करते.
टेबल १.३ मध्ये प्रत्येक कॅटेगरीमध्ये AUTOSUM function कशा पद्धतीचा रिझल्ट देईल हे दाखवण्यात आले आहे.
वरील सर्व बाबी लक्षात घेता एक्सेल वापरताना सगळ्यात साधी वाटणारी हि गोष्ट पुढे जाऊन खूप डोकेदुखी ठरू शकते.
काही वर्षांपूर्वी तुम्हाला MS Office येते हे Extra Qualification म्हणून गृहीत धरले जात होते पण नंतर काळ बदलत गेला. अनेक नवीन नवीन software येत गेले. संगणकाचे दैनंदिन कामकाजात असलेले योगदान वाढत गेले आणि Extra Qualification हे Minimum Qualification बनले. आता तर तुम्हाला MS Office येतेच असेच गृहीत धरले जाते. पण आपण किती वापरतो ते? त्या मानाने खूपच कमी. एक्सेलचा वापर माहिती साठवण्यासाठी. वर्डचा वापर कागदपत्रे ड्राफ्ट करण्यासाठी आणि आउटलुकचा वापर इमेल पाहण्यासाठी... बस... इतकेच... इतर टूल्सची आपल्याला गरजच पडत नाही. पण खरंच त्याची गरज नसते का? असते... पण आपल्याला त्याचा वापर कसा प्रभावीपणे करता येऊ शकतो हेच माहिती नसते. तेच आता या लेखमालेतून आपल्याला जाणून घ्यायचे आहे. सुरवात करणार आहे ती एक्सेल पासून. कारण फक्त एकच. हेच टूल्स सगळ्यात जास्त सगळीकडे वापरले जाते आणि वापरले जाऊ शकते.
आज आपण सगळ्यात सोपा टॉपिक पाहणार आहोत. खरे तर ज्यांना ज्यांना एक्सेल येते त्यांना या गोष्टी माहिती असणारच आहेत. पण काही वेळेस जी गोष्ट सगळ्यात सोपी वाटते तीच आपल्याला वेळेवर आठवत नाही. एक्सेलमध्ये जशी माहिती साठवता येते तसेच त्याचा वापर हा Quick Reports बनवण्यासाठी सुद्धा केला जातो. या रिपोर्ट मध्ये माहिती जशी आपण भरतो तशीच दिसणे गरजेचे असते आणि यासाठी गरजेची असते ती Cell Format Category.तीच आज आपण पाहणार आहोत.
Cell Format Category
Cell Format Category यालाच काहीजण डाटाबेसच्या भाषेत DataType असेही म्हणतात. सेलमध्ये भरला जाणारा डाटा कोणत्या प्रकारचा असेल ते Cell Format Category ठरवते. एक्सेल २००७ मध्ये आपल्याला एकूण १२ कॅटेगरी दिसतात. ज्यातील फक्त चार पाचच आपण दैनंदिन जीवनात जास्त करून वापरतो. ज्यावेळेस आपण नवीन एक्सेल शीट उघडतो त्यावेळेस त्यातील प्रत्येक सेलची कॅटेगरी ही General असते. म्हणजेच आपण जो डाटा त्यात भरू त्याला एक्सेल स्वतःच्या Format नुसार साठवते. फोटोमधील उदाहरणावरून हे जास्त स्पष्ट होऊ शकेल. ( टेबल १.१ ) पहा... मी डाटा भरताना पहिल्या ओळीतील सगळ्या सेल मध्ये एकच माहिती भरतो आहे... १११००० हा नंबर. पण सेलच्या कॅटेगरी नुसार तो मला वेगवेगळा दिसतो. नुसता दिसतच नाही तर तो वेगवेगळा असतो सुद्धा. General कॅटेगरी असताना तो फक्त एक नंबर म्हणून घेतला गेला. तेच Number कॅटेगरी असताना त्याच्या पुढे दोन डेसिमल जोडले गेले. कारण या कॅटेगरीच्या सब कॅटेगरीमध्ये जो Format आपण सिलेक्ट केला असेल त्याप्रमाणे आपल्याला तो नंबर दिसतो. Date ही कॅटेगरी असताना आपल्याला २७ नोव्हेंबर २००३ ही तारीख दिसते. कारण एक्सेलमध्ये प्रत्येक तारीख ही एक नंबर मात्र असते. त्यामुळेच दोन तारखेतील दिवस आपण मोजू शकतो. Accounting आणि Currency या कॅटेगरी असताना त्याचा फक्त display format बदलला गेला आहे. Text कॅटेगरी मध्ये हा नंबर जसा आहे तसा साठवला गेला आहे. पण जर आपण बारकाईने पाहिले तर त्या सेलच्या Top Left Position ला आपल्याला एक हिरव्या रंगाचा छोटा indicator दिसेल. हा indicator आपल्याला त्या सेलची कॅटेगरी Text असल्याचे सूचित करतो. तसेच त्यावर क्लिक केल्यास त्याबद्दलची इतर माहिती सुद्धा पुरवतो. Percentage कॅटेगरी असताना जो नंबर आपण देऊ त्याला तो % हे चिन्ह लावतो. इतकेच नाही तर त्याचा दुसरा अर्थ होतो, ती संख्या भागिले १००. ( टेबल १.२ ) बाकीच्या कॅटेगरी ह्या सहसा आपल्याला वापराव्या लागत नाहीत.
दुसऱ्या ओळीत मी ५/३ ही माहिती भरतो आहे पण परत इथेही काही ठिकाणी ती ३ मे अशी दिसते, काही ठिकाणी १.६७ अशी तर काही ठिकाणी १ २/३ दिसते. ज्या डाटाची सुरुवात अक्षराने होते तो मात्र कोणतीही कॅटेगरी असेल तरी सारखाच दिसेल. मग प्रश्न असा पडतो की आपल्याला प्रत्येक वेळेस त्या सेलची कॅटेगरी बदलायची का? उत्तर आहे हो... आणि नाही सुद्धा... म्हणजे कॅटेगरी बदलणे त्या मानाने खूप सोपे असते. एक्सेल रिबन मधील होम या tab वर आपल्याला ती लगेच सापडते. पण त्याला दुसरा सुद्धा एक मार्ग म्हणजे कोणत्याची डाटाच्या आधी जर ( ‘ ) ( single quotation mark ) दिले तर सेल कॅटेगरी कोणतीही असो डाटा हा टेक्स्ट स्वरूपाचा समजला जातो. उदा. टेबल १.१ मधील पाचवी आणि सहावी ओळ... पाचव्या ओळीत =45/0 असा फोर्मुला दिला आहे. Text ही कॅटेगरी सोडली तर इतर सगळ्या ठिकाणी #Div/0! ही एरर तुम्हाला दिसून येईल कारण =45/0 याला इतर सगळ्या कॅटेगरी फोर्मुला म्हणून स्विकारतात पण Text ही कॅटेगरी त्याला फक्त शब्दसमूह म्हणून स्विकारते. सहाव्या ओळीत मात्र प्रत्येक कॅटेगरीच्या सेल मध्ये ( ‘=45/0 ) फोर्मुलाच्या आधी single quotation mark दिले आहे त्यामुळे सगळीकडे त्याला फक्त शब्दसमूह म्हणूनच स्विकारले गेले आहे. सेल कॅटेगरी फक्त डाटावरच नाही तर आपण देत असलेल्या फोर्मुलावर सुद्धा इफेक्ट करते.
टेबल १.३ मध्ये प्रत्येक कॅटेगरीमध्ये AUTOSUM function कशा पद्धतीचा रिझल्ट देईल हे दाखवण्यात आले आहे.
वरील सर्व बाबी लक्षात घेता एक्सेल वापरताना सगळ्यात साधी वाटणारी हि गोष्ट पुढे जाऊन खूप डोकेदुखी ठरू शकते.
Nice
ReplyDeleteखूप खूप धन्यवाद...
Deleteसर खूप उपयुक्त माहिती
ReplyDeleteखूप खूप धन्यवाद...
DeleteThankb
ReplyDeleteखूप खूप धन्यवाद...
Deleteछान टॉपिक घेतलाय सर.
ReplyDeleteV Look साठी वाट पहातोय
खूप खूप धन्यवाद... लवकरच तुम्हाला त्याबद्दल ही लेख दिसेल...
Deleteखूप खूप धन्यवाद...
ReplyDeleteखूप खूप धन्यवाद...
ReplyDeleteछान ! पुढचा भाग वाचण्यास उत्सुक !
ReplyDeleteखूप खूप धन्यवाद...
Deleteछान पार्श्वभूमी, सुंदर विवेचन व excel नियमित वापरणाऱ्यांना उपयोगी. काही दिवस touch मध्ये नसल्यास किंवा क्वचितच उपयोगी एखादी command त्या क्षणाला काही प्रसंगी आठवत नाही, (म्हणून एक file नोट करून desktop ला ठेवावी लागते) यासाठी काही उपाय आहे असे वर वाचले, त्याबद्दलही वेळ मिळेल तसे लिहिले तर काम सोपे होईल. ही लिंक आम्ही नाशिककर वर मिळाली, मागे पुढे वेळोवेळी भेट होईलच.
ReplyDeleteसोनवणे.
खूप खूप धन्यवाद सर...
Deleteछानच, वेळ वाचतो..💐💐
ReplyDeleteखूप खूप धन्यवाद...
Deleteखुपच छान मिलिंद दादा
ReplyDeleteउपयुक्त माहिती.
खूप खूप धन्यवाद...
Deleteखुपच छान मिलिंद दादा
ReplyDeleteउपयुक्त माहिती.
खूप खूप धन्यवाद...
Deleteधन्यवाद मिलिंद, excel वापरतांना काही commands नियमित उपयोगी नसतात, कधी तरी गरज पडल्यास अडचण येते, यासाठी एक शीट डेस्क टॉप ला ठेवावी लागते, यावर काही उपाय असल्याचे वर वाचले, जेव्हा वेळ मिळेल तेव्हा त्यावरही लिहा. बाकी लेख पार्श्वभूमी, विवेचन, मार्गदर्शन सर्वच बाबतीत सुंदर आहे. ही लिंक आम्ही नाशिककर वरून घेतली, मागे पुढे प्रत्यक्ष भेट होईल.
ReplyDelete... सोनवणे.
खूप खूप धन्यवाद... जरूर..
DeleteSir .. आपले प्ले स्टोअर वर App आहे का?
ReplyDeleteनाही... अजून तरी नाहीये...
Delete